Кадровые документы которые должны быть в организации 2024 для казенного

Сервис оператора должен давать возможность:

• Посылать и получать регламентированные и нерегламентированные ЭД;

• Открывать ЭД в интерфейсе сервиса без загрузки в базу;

• Подписывать ЭД нескольким подписантам сразу или отказывать в подписи;

• Распечатывать ЭД со штампом оператора;

• Автоматом создавать архивы всего пакета ЭД, в том числе и сопровождающих документов;

• Удобные инструменты работы с архивом и реестром ЭД – поиск, просмотр и пр.;

• Аннулировать или отзывать ЭД;

• Поддерживать параллельную работу нескольких пользователей;

• Обеспечивать безопасность;

• Подключиться провайдеру ЭДО к ПО, которое использует ваша компания для ведения документооборота и отчетности;

• Техподдержка с удобным для вашего бизнеса режимом работы. Чаще всего операторы работают 24/7, но есть и те, кто на связи только в определенное время (например с 7:00 до 20:00 по будням).

Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника

Отвечая на вопрос, что должно храниться в личном деле сотрудника в 2020 году, стоит упомянуть и медицинские книжки работников, которые некоторые работодатели хранят в ЛД. Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ. Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.

Это же правило касается и следующих документов:

• аттестационных листов;
• дипломов, справок и других бумаг об образовании;
• справок об отсутствии судимости или её наличии;
• документов о повышении квалификации;
• характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.

Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации. В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.

Формирование личных дел сотрудников в 2022 году

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

• своевременный учет всей документации о сотруднике;
• отслеживание карьерной динамики;
• учет данных о возможных полагающихся льготах;
• оценка перспектив профессионального роста;
• сохранность и упорядоченность личной документации;
• оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

• руководящее звено;
• заместители руководителей разных уровней;
• ключевые специалисты;
• сотрудники, несущие материальную ответственность;
• кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Изменения для кадровиков в 2024 году:

C 2024 года все организации обязаны вести кадровый учет и делопроизводство исключительно в электронном виде.

1. Новый МРОТ (19 242 руб.).
2. Новая форма ЕФС-1 и порядок её заполнения.
3. Новое в воинском учёте: призывной возраст и предельный срок пребывания в запасе.
4. Новое в расчёте НДФЛ для удалёнщиков, вахтовиков и сотрудников в разъездах.
5. Новые формы отчетов в Росстат.
6. Изменения в работе с иностранцами.
7. Новые основания для проверок ГИТ.
8. Больше сотрудников будут проходить обучение по ГО.
9. Новые правила депремирования из-за дисциплинарных взысканий по решению КС.
10. Обязанность компенсировать неиспользованные отгулы сотрудникам при увольнении.

С чего начать переход на кадровый ЭДО?

Начало перехода на новую систему ведения кадрового документооборота должен ознаменовать внутренний приказ по организации (ст. 372 ТК РФ), в котором в обязательном порядке должны быть обозначены следующие моменты:

• Наименование информационной системы, при помощи которой планируется ведение кадрового ЭДО.
• Алгоритм действий, разработанный для взаимодействия работодателя и работников при использовании системы.
• Список кадровых документов, которые планируется перевести в электронный вид.
• Список категорий сотрудников, по отношению к которым будет применяться кадровый ЭДО.
• Дата, начиная с которой организация переходит на цифровую систему ведения документооборота, и сроки, в которые организация обязуется уведомить всех заинтересованных сотрудников организации.
• Сроки, в которые необходимо осуществлять создание, подписание и ознакомление с электронными документами.
• Инструкция, согласно которой будет происходить ознакомление с новой системой и обучение сотрудников ее применению.
• Исключительные моменты, при которых организация сохраняет прежний (бумажный) документооборот.
• Алгоритм взаимодействия руководства компании с представителями работников. (Этот пункт повторяется).

Копия паспорта и военного билета

Копия паспорта подтверждает личность сотрудника и содержит важные данные, такие как ФИО, дата и место рождения, гражданство и регистрация. Она позволяет убедиться в соответствии личности сотрудника и предоставить достоверную информацию для составления кадровых документов.

Копия военного билета необходима в случае, если сотрудник служил в Вооруженных Силах или имеет отношение к определенным категориям граждан, для которых военный билет выступает документом, удостоверяющим личность и имеющим определенные привилегии. Предоставление копии военного билета позволяет подтвердить статус сотрудника и принять соответствующие меры при формировании его трудовых прав и обязанностей.

В целях безопасности и сохранения конфиденциальности личных данных сотрудников, копии паспорта и военного билета должны храниться в закрытом доступе и быть доступными только уполномоченным сотрудникам организации, ответственным за учет и обработку персональной информации.

Трудовой договор, основной документ при приеме на работу

В трудовом договоре должны быть указаны следующие основные моменты:

1. Сведения о сторонах договора. Здесь указываются полные наименование организации и фамилия, имя, отчество работника.
2. Срок договора. Определяется согласно действующему законодательству и может быть как на определенный, так и на неопределенный период.
3. Место работы. Указывается фактическое местоположение организации, где предполагается трудовая деятельность работника.
4. Должность и обязанности. Описывается должность, на которую принимается работник, а также его основные трудовые обязанности и функции.
5. Режим работы и рабочее время. Определяются часы работы, перерывы, выходные дни и другие нормы, регулирующие трудовой процесс.
6. Оклад (заработная плата). Устанавливается размер заработной платы, базовых выплат, премий, надбавок, регулирующих выплаты и их порядок.
7. Отпуск и отпускные. Описываются права работника на ежегодный оплачиваемый отпуск и размер отпускных.
8. Порядок расторжения договора. Устанавливаются условия и последствия для сторон при расторжении трудового договора.

Трудовой договор подписывается обеими сторонами и является обязательным документом, регулирующим трудовые отношения и защищающим интересы работника и работодателя.

Справка о заработной плате, документ о размере и выплате заработной платы

В справке о заработной плате указывается размер основной заработной платы, а также все дополнительные выплаты и надбавки, которые сотрудник получает в рамках своей работы. При составлении справки используются общепринятые формы и основные правила учета и расчета заработной платы.

Справка о заработной плате является важным документом при оформлении и продлении кредитов, а также при рассмотрении заявок на получение различных льгот и пособий. Она помогает банкам и органам социальной защиты определить финансовую составляющую семьи или индивидуального заявителя.

Вместе с справкой о заработной плате может требоваться также и документ о размере и выплате заработной платы. Этот документ содержит информацию о дате, сумме и порядке выплаты заработной платы сотруднику.

Документ о размере и выплате заработной платы позволяет контролировать правильность и своевременность выплаты заработной платы сотрудникам. Он также может быть использован в случае возникновения споров о выплатах и служить доказательством в трудовых и судебных разбирательствах.

Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

Напоминаем, что сдать вы его должны до 15 февраля. Постановление Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п утверждает единый порядок сдачи отчетности.

Что меняется с 2021 года в работе кадровика?

Если вы принимаете на работу самозанятого сотрудника, то заключается договор гражданско-правового характера. Перечень документов для заключения подобного типа договора следующий:

1. Документ удостоверяющий личность;
2. Номер СНИЛС;
3. Номер ИНН;
4. Документ об образовании (на усмотрение работодателя);
5. Заявление от потенциального сотрудника с просьбой о приеме на работу.

Если на работу трудоустраивается гражданин не достигший совершеннолетия, то к списку по договору ГПХ необходимо приложить согласие от родителя, либо же соглашение от опекающего лица.

В 2021 году установлен новый формат работы — удаленка. Для найма нового сотрудника на удаленке, трудовой договор заключается в электронном формате в соответствии с Федеральным Законом №407 от 08.12.2020.

При приеме на работу помимо основного списка документов, который должен в обязательном порядке предоставляться сотрудником в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации, работодатель имеет право (и возможность) запросить свой — дополнительный перечень документов. Они будут свидетельствовать о профессиональной ориентированности нового сотрудника. Подтверждать, что на работу поступил действительно компетентный специалист. К таким документам относятся:

• Портфолио профессиональной деятельности;
• Справка из медицинского учреждения, подтверждающая удовлетворительное состояние здоровья для выполнения определенного круга обязанностей;
• Документы, предоставляющие данные о доходах сотрудника;
• Документация об имуществе , находящемся в собственности сотрудника.

В свою очередь сотрудник также может предоставить своей перечень дополнительной документации, например:

• Рекомендательное письмо с предыдущего места работы;
• Свидетельство о рождении ребенка (для получения дополнительных льгот).

Подчеркнем, что выше мы перечислили не необходимые документы при приеме на работу. От них можно отказаться. Кроме того, список может видоизменяться в зависимости от пожелания руководителя.

Различные форматы пакетов необходимой документации для трудоустройства смотрите выше.

Этот этап проводится до подписания основного трудового договора. Сотрудник изучает нормативную документацию, внутренний устав компании, договор с коллективом и другие документы, имеющиеся в наличии фирмы. Все это обусловлено статьей №68 Трудового Кодекса Российской Федерации. Как произвести фиксацию ознакомления в документальном виде? Есть два метода:

1. В трудовом договоре прописан пункт «Ознакомлен с (перечень предоставленной документации)», затем место для подписи сотрудника;
2. Формируется отдельный документ с перечнем документации и напротив каждого наименования находится графа для подписи.

Документы, которые должна иметь организация в своем распоряжении, можно разделить на следующие категории:

• документы индивидуального характера — регулируют трудовые отношения конкретного физлица и компании;
• документы общего назначения — включают информацию широкого диапазона, регламентирующую работу всех сотрудников в целом.

К кадровым документам индивидуального характера относятся:

• трудовой контракт (форма ТД-1);

Об оформлении контракта см. в материале «Унифицированная форма № ТД-1 — трудовой договор».

• трудовая книжка;
• распорядительный документ о приеме на работу / увольнении (формы Т-1 и Т-8 соответственно);

О применении формы Т-1 см. в материале «Унифицированная форма № Т-1 — скачать бланк и образец».

Подробнее о приказе Т-8 см. в материале «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».

• личная карточка работника (форма Т-2);

Шаблон данной формы можно найти в материале «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения».

• приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5);

Подробнее о данной форме см. в материале «Унифицированная форма № Т-5 — скачать бланк и образец».

• распоряжение на оформление отпуска (форма Т-6).

Указанный вид документа представлен в материале «Унифицированная форма № Т-6 — скачать бланк и образец».

Документы о профессиональном образовании

Для подтверждения профессиональной квалификации сотрудников, в организации необходимо иметь следующие документы о профессиональном образовании:

• Диплом о высшем образовании — основной документ, подтверждающий получение высшего профессионального образования. Необходим для занимаемых должностей, требующих высшего образования.
• Аттестат о среднем (полном) общем образовании — документ, выдаваемый по окончании 11 класса общеобразовательной школы. Может необходим для некоторых должностей, требующих определенного уровня образования.
• Свидетельство о среднем (профессиональном) образовании — документ, выдаваемый по окончании профессионального учебного заведения. Подтверждает получение определенного профессионального образования.
• Сертификат о прохождении курсов повышения квалификации — документ, выдаваемый после прохождения специальных курсов для улучшения профессиональных навыков и знаний. Может быть необходим для продвижения по карьерной лестнице.
• Удостоверение о профессиональной подготовке — документ, подтверждающий прохождение специализированной подготовки или курсов повышения квалификации. Может быть необходим для определенных должностей, требующих специализации в определенной области.

Все эти документы о профессиональном образовании должны быть в наличии в организации и актуализироваться, чтобы соответствовать требованиям законодательства о труде и спецификации должностей.

Законы, регулирующие персональные данные

1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»

Данный закон является основным нормативно-правовым актом, определяющим порядок обработки и защиты персональных данных в Российской Федерации. Он устанавливает обязанности операторов по обработке персональных данных, основные права субъектов персональных данных, а также процедуры получения согласия на обработку персональных данных.

2. Федеральный закон от 15 июля 2015 г. № 242-ФЗ «О внесении изменений в Закон Российской Федерации «О персональных данных»

Этот закон вносит ряд изменений в основной закон о персональных данных. Он расширяет права субъектов персональных данных, устанавливает новые требования к операторам по обработке персональных данных и вводит понятие «анонимизированные персональные данные».

3. Постановление Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»

Это постановление устанавливает конкретные требования к защите персональных данных при их обработке в информационных системах. Оно определяет обязательные меры по обеспечению безопасности персональных данных и правила их технической защиты.

Важно помнить, что незнание законов не освобождает от ответственности. Правильное и законное обращение с персональными данными – залог сохранности информации и защиты прав субъектов персональных данных.

Изменения в системе по найму и увольнению

С 1 января 2024 года вступают в силу важные изменения в сфере кадрового делопроизводства, касающиеся системы по найму и увольнению сотрудников.

Одно из ключевых изменений заключается в том, что работодатель должен теперь предоставить соответствующий контракт каждому новому сотруднику перед его принятием на работу. В контракте должны быть прописаны условия труда, заработная плата, график работы и другие существенные положения. Это изменение направлено на повышение прозрачности и защиты интересов работников.

Кроме того, новое законодательство предусматривает более жесткую ответственность работодателей за нарушение прав сотрудников при увольнении. Работодатель обязан предоставить письменное уведомление не менее чем за 30 дней до увольнения с указанием причин прекращения трудового договора. Также работодатель может быть обязан выплатить компенсацию сотруднику в случае необоснованного увольнения. Это изменение направлено на защиту работников от неправомерных действий со стороны работодателей.

Новые правила при приеме на работу

С 01.01.2024 года вступают в силу изменения в законодательстве, касающиеся процесса приема на работу. В соответствии с новыми правилами, работодатель обязан проводить более внимательную проверку документов, представленных кандидатом на должность.

Теперь, при приеме на работу, работодатель должен удостовериться в подлинности предоставленных документов о прохождении обязательного медицинского осмотра и профилактических прививок. Также внимание будет уделено проверке дипломов и сертификатов, подтверждающих образование и специализацию кандидата.

Стоит отметить, что в случае обнаружения фальсификации документов или подозрения в их достоверности, работодатель обязан немедленно сообщить об этом соответствующим органам. Предоставление недостоверных данных может привести к отказу в приеме на работу или расторжению трудового договора.

Для обеспечения более эффективной проверки документов, работодатель может обратиться в специализированные агентства или использовать электронные ресурсы для проверки подлинности документов.

Такие изменения направлены на повышение доверия работодателей к претендентам на вакансии и обеспечение честности при приеме на работу.

Какие документы необходимо предоставить для трудоустройства и оформления трудового договора

Для успешного трудоустройства и оформления трудового договора с организацией, необходимо предоставить следующие документы:

1. Паспорт — основной документ, удостоверяющий личность.

2. Трудовая книжка — документ, в котором фиксируются все места работы соответствующего сотрудника.

3. Документ об образовании — может быть аттестат о среднем образовании, диплом о высшем образовании или другие документы, подтверждающие полученную специальность.

4. Свидетельство о браке — документ, подтверждающий семейное положение.

5. Трудовой договор предыдущего места работы — при наличии опыта работы, необходимо предоставить трудовой договор с предыдущего места работы.

6. Справка из банка — документ, подтверждающий наличие счета в банке для начисления заработной платы.

7. Медицинская книжка — документ, удостоверяющий отсутствие противопоказаний для работы на данной должности.

Для уточнения полного списка документов необходимо обратиться к отделу кадров организации, где вы планируете трудоустроиться.

Какие изменения ожидаются в 2024 году?

В 2024 году ожидаются некоторые изменения в области кадровых документов, которые должны быть в организации. В частности, планируется внедрение электронных кадровых документов, что сделает процесс работы с ними более эффективным и удобным.

Электронные кадровые документы позволят хранить и обрабатывать информацию о сотрудниках в электронном виде, что снизит зависимость от бумажной документации и ускорит процессы поиска и анализа необходимых данных. Кроме того, это позволит сократить использование бумажных ресурсов и снизить негативное влияние на окружающую среду.

В 2024 году также ожидается расширение перечня кадровых документов, необходимых в организации. Кроме стандартных документов, таких как трудовой договор и приказ о приеме на работу, предполагается введение новых документов, связанных, например, с цифровой идентификацией сотрудников и документированием их компетенций и достижений.

Еще одним изменением, которое ожидается в 2024 году, является внедрение системы электронной подписи для кадровых документов. Это позволит ускорить процесс их подписания и сократить время на передачу документов по организации.

Итак, в 2024 году ожидается внедрение электронных кадровых документов, расширение перечня необходимых документов и введение системы электронной подписи. Эти изменения помогут сделать работу с кадровыми документами более эффективной и современной, сократить использование бумажных ресурсов и снизить негативное влияние на окружающую среду.

Похожие записи:

• Как получить пособие по потере кормильца в 2024 году в Санкт-Петербурге на ребенка
• Аффилированная компания что это такое
• Ремонт вместо выплаты по ОСАГО в 2024 году