Как избежать кассового разрыва. Руководство для предпринимателя

Самая частая причина того, что у компании заканчиваются деньги – это убыточная бизнес-модель. Проще говоря, продаж недостаточно, чтобы покрыть расходы компании. Даже если в Excel все идеально, на деле часто может пойти иначе.

Что такое кассовый разрыв в бизнесе?

Простыми словами, кассовый разрыв – это ситуация, когда у компании есть прибыль, но временно отсутствуют деньги на операционные расходы. К операционным расходам относят постоянные траты, без которых невозможна стабильная деятельность компании:

• плата за аренду и коммунальные услуги;
• зарплата сотрудникам;
• страховые взносы;
• закупка сырья и расходников;
• обслуживание техники;
• затраты на логистику и рекламу;
• амортизационные отчисления;
• выплаты процентов по кредитам;
• оплата услуг сторонних организаций и подрядчиков;
• административные расходы.

Финансовые инструменты для покрытия кассового разрыва: кредитные продукты и факторинг

Обеспечение стабильности в финансах – первое, что должен сделать предприниматель.

Внешнее финансирование – надёжный метод предотвращения и устранения кассовых разрывов для компании любого размера. Своевременное получение средств от финансовых организаций поддерживает объём оборотного капитала на регулярной основе – это помогает добиться стабильности, когда внутренние инструменты не помогают.

В качестве постоянной поддержки бизнеса лучше всего подходят:

• овердрафт – автоматическое кредитование на сумму списания при нехватке средств на счету в рамках установленного лимита;
• кредитная линия – быстрое кредитование по запросу на нужную вам сумму в рамках одобренного лимита;
• факторинг – финансирование на сумму поставки товаров/оказания услуг под уступку дебиторской задолженности.

Причины кассового разрыва: найти и обезвредить

Кассовый разрыв возникает, когда не совпадают сроки поступления денег и сроки обязательных платежей. Причина такой ситуации только одна: отсутствие синхронизации поступления и расходования денежных средств. Ситуацию легко исправить, не превращая ее в системную ошибку. Важно лишь точно определить источник проблемы.

Отсутствие контроля за дебиторской задолженностью

Вы исправно выполняете свои обязательства перед покупателями, но оплата за товары и услуги не поступает. Таким образом предприятие оказывается в ситуации, когда средства потрачены на поставщиков и производство продукта, а ожидаемых денежных поступлений нет – покупатели с оплатой не торопятся. Между тем подходит день зарплаты…

Часто компании сами предлагают потребителю отсрочку или рассрочку платежа, увеличивая риски наступления кассового разрыва. Такие льготы лучше предоставлять, когда бизнес находится на этапе стабильного развития. Начинающему предпринимателю рекомендуется работать по предоплате.

Не учитываются сроки доставки

Всегда внимательно читайте договоры с поставщиками, особенно пункт о сроках доставки. Иначе можно оказаться в ситуации, когда деньги потрачены, а товар так и не отгружен. В этом случае предприятие неминуемо отстанет от плана выручки: будет вынуждено реализовывать меньшее количество продукции или вовсе рисковать простоем.

Нет баланса между производством и продажами

Из-за ошибок в планировании объемов производства вы рискуете остаться без денег, но с запасами товара. Одна из самых распространенных причин такой ситуации: вы закупили или произвели большую партию нового продукта, предварительно не изучив спрос на рынке. В итоге оказалось, что ваш товар не востребован. Еще одна причина кроется неадекватной оценке возможностей вашего отдела продаж.

Профилактические меры

Полезные рекомендации, как избежать кассового разрыва:

• Обеспечьте предсказуемый финансовый поток. Если это сделать не получается, то пора пересмотреть стратегию, увеличить количество партнеров, найти других поставщиков. Не исключено, что повысить рентабельность помогут более мелкие контракты.
• Контролируйте выплаты задолженности. И старайтесь договориться с новыми клиентами о сотрудничестве по предоплате.
• Создайте финансовую подушку. У бизнеса должны быть накопления, которых хватит на покрытие кассовых разрывов в течение 3–4 месяцев. Обычно формирование финансовой подушки занимает около года — достаточно откладывать 2–5% от выручки каждый месяц.

• Если бизнесу временно не хватает денег, чтобы рассчитаться по текущим долгам, то это не банкротство, а кассовый разрыв.
• Обычно такая ситуация возникает, если у компании скопилась большая дебиторская задолженность, неправильно расставлены приоритеты по платежам, убыточная бизнес-модель или ошибочное планирование.
• К способам, которые помогут решить проблему кассового разрыва, относятся факторинг, овердрафт, отсрочка, а еще сокращение расходов и переход на ЭДО.
• Чтобы обезопасить бизнес, контролируйте своевременность входящих платежей и пополняйте финансовую подушку, которая покроет главные расходы в течение 3–4 месяцев.

Как избежать кассовых разрывов в будущем?

В деятельности предприятия основная причина наступления кассового разрыва – это некачественное планирование денежных потоков.

Существенно уменьшить риск наступления кассового разрыва можно с помощью внедрения систем планирования и контроля ДДС. Одним из таких средств является платежный календарь – инструмент для балансирования денежных потоков таким образом, чтобы предстоящие поступления от контрагентов гарантировали оплату будущих расходов.

Создать простой платёжный календарь можно в Excel, но такой подходит имеет ряд серьезных ограничений, с которыми компания столкнется по мере развития бизнеса или даже начальном этапе, например, в Excel нет возможности быстрой смены аналитики для группировки платежей.

Например, в проектных организациях удобно смотреть кэш фло по каждому проекту отдельно, и уже потом анализировать аналитические статьи. Но при этом условие наличия положительного денежного потока в рамках каждого проекта не обязательно должно соблюдаться, и тогда необходимо провести анализ уже в рамках всей компании.

В качестве удобной замены Excel можно использовать специализированный веб-сервис по управлению денежными средствами «Управленка», в котором наглядно на графике виден результирующий денежный поток с учетом предстоящий платежей.

Как избежать кассового разрыва

Чтобы заранее понять, не грозит ли бизнесу кассовый разрыв, нужно отслеживать финансовые показатели в динамике:

• Поступления денежных средств в течение конкретного периода. Обычно делают разбивку по неделям или месяцам.

• Расходы в течение конкретного периода. Чем больше горизонт планирования, тем лучше. Финансисты рекомендуют брать самый известный долгосрочный расход и планировать показатели по нему. Например, если вы платите налог на имущество раз в год, то планируйте расходы на год вперед, разбивая их на удобные временные отрезки.

• Остаток денег на начало периода. Это запас прочности бизнеса — если сумма отрицательная, возникает кассовый разрыв, то есть денег на счете будет меньше, чем нужно на оплату всех обязательств.

Как предупредить кассовый разрыв

1. Вести бюджет. Иметь план доходов и расходов. Придерживаться его.

2. Вести платежный календарь. Это таблица, куда нужно вносить все обязательства, как только они возникают.

3. Формировать резервы на случай форс-мажоров. Создать отдельный счет и ежемесячно переводить туда 10–20% от общего дохода. Это защитит от кассового разрыва, если возникнет непредвиденная ситуация.

4. Не покрывать недостачу заемными средствами. Крутиться на собственных, насколько это возможно: уменьшать постоянные расходы, договариваться с сотрудниками об отсрочке выплат, избавляться от убыточных направлений бизнеса.

5. Контролировать дебиторскую задолженность. Мотивировать клиентов дополнительной скидкой при быстрой оплате. Вычислять среднюю скорость возврата денег и ставить KPI торговым представителям. Не связываться с крупными сетями, у которых длинные коридоры оплат.

6. Учитывать сезонность, если в бизнесе она есть. Заранее просчитывать потери в низкий сезон, готовить резерв.

7. Учитывать риски. Рассматривать новые идеи под углом заработка. Особенно если нет резервов.

Чего не нужно делать при кассовых разрывах

Кассовые разрывы способны подтолкнуть владельца бизнеса с необдуманным действиям, которые могут усугубить положение. Тревога предпринимателей понятна: денег для покрытия текущих расходов нет, а срок оплаты налогов или очередной партии товара подходит.

Собрали несколько примеров поступков, которые нельзя совершать, когда наступают кассовые разрывы:

1. Повышать цены на ходовые товары. Вместо ожидаемого роста прибыли можно добиться ее снижения: люди, которые регулярно покупают привычные товары, могли это делать во многом из-за их стоимости. Когда цена вырастет, часть таких клиентов неминуемо уйдет к конкурентам, у которых дешевле.

2. Продавать собственность компании: транспортные средства, технику. В ситуации, когда деньги нужны срочно, имущество нередко продают ниже рыночной стоимости. Кроме того, возрастает риск, что без проданного оборудования компания не сможет выполнить заказы.

3. Делать скидку на товары, которые давно лежат на складе. Цена может привлечь как постоянных, так и новых покупателей. Бизнес быстро получит деньги и закроет кассовый разрыв, но это будет временным решением. Выручка от продаж окажется меньше ожидаемой, новые клиенты могут больше не прийти, а товары, которые обычно хорошо берут, останутся лежать на полках.

4. Снижать цены на все товары. Любая акция, в том числе и масштабная распродажа, должна быть просчитана и согласована с финансовым отделом и отделом продаж. Ценообразование не может носить хаотичный характер, поэтому вмешательство в отлаженную бизнес-модель с большой вероятностью навредит ей, и кассовые разрывы будут наступать снова и снова.

5. Урезать бюджет на продвижение. Когда речь заходит об оптимизации расходов, компании в первую очередь снижают траты на маркетинг и рекламу. Такой подход кажется логичным: производство не страдает, товары в прежнем объеме остаются на полках. Как временная мера, это может сработать. Однако есть риск, что без рекламы вовсе произведенную продукцию перестанут покупать в прежнем количестве, ведь начнет снижаться приток новых клиентов, и доход бизнеса уменьшится.

Пример кассового разрыва в малом бизнесе

Рассмотрим одну из самых распространенных причин краха некрупного бизнеса у новичков, впервые сталкивающихся с кассовым разрывом. Представим себе, что ИП открыл магазинчик, взяв помещение в аренду, закупил товар, проплатил рекламу, оформил на работу продавцов (затрата – зарплата и соцвзносы) и т.п. Пусть первый год выдался удачным: магазинчик заработал клиентуру, продержался в сезонный спад спроса и очень удачно закрыл финансовый год. Обрадованный владелец хочет поощрить себя и потратить часть заработанных денег на свои желания. При этом средства, естественно, оказываются изъятыми из бизнеса.

На следующий год магазин оказывается без «финансовой подушки» для покрытия кассовых разрывов, возникающих в «несезон» и вследствие других факторов. Как обычно действует неопытный ИП:

• не делает новые закупки товаров;
• обедняет ассортимент;
• уменьшает расходы на рекламу;
• увольняет часть штата и т.п.

Иногда, пытаясь спасти положение, предприниматель берет кредит, не имея четкого плана по его возврату, тем самым еще больше залезая в финансовую кабалу. По факту, он стремится сократить расходы, а на самом деле, теряет клиентуру и в результате в момент, когда спрос мог бы повыситься, у него нет средств на его удовлетворение, налицо кассовый разрыв.

Правильный вариант реагирования – думать о возможном варианте кассового разрыва заранее, ибо для любого бизнеса он более чем вероятен. Что можно предпринять:

• завести специальный резерв для подобных случаев;
• добиться у контрагентов отсрочки платежей по поставкам;
• взять кредит на оптимальных условиях, спланировав его возврат;
• вынимая деньги из бизнеса, хорошо просчитать рентабельность.

Неправильные решения:

• поднять цены – люди быстро поймут, что они завышены;
• надеяться на лояльность постоянных покупателей – ее недостаточно для сохранения прежнего объема денежных поступлений;
• распродавать товар по себестоимости или ниже – это такая же потеря денег;
• снизить рекламу – это утрата клиентуры.

ИТОГ. Любое решение, принятое после кассового разрыва, априори будет убыточным, так как ситуацию придется спасать с большими или меньшими вложениями. Правильные решения должны быть стратегическими, то есть приниматься до момента наступления кризисной ситуации. Кассовый разрыв должен быть ликвидирован «в уме» еще до того, как он наступит в реальности.

Овердрафт — кредит, который помогает закрывать кассовые разрывы. Его получают клиенты, которых банк уже обслуживает

Бывают форс-мажорные ситуации, когда ежедневное планирование, переговоры с поставщиками и клиентами не помогают решить проблему. Например, крупный покупатель неожиданно изменил дату оплаты, а с поставщиками надо рассчитываться. Или у фирмы возникли существенные непредвиденные расходы: нужно купить новое оборудование, открыть филиал и прочее.

Может получиться так, что компенсировать дефицит за счет переноса оплат или договоренности с покупателями будет невозможно. Тогда стоит воспользоваться кредитом. Лучше делать это, когда получить оплату раньше и перераспределить средства нельзя.

Но обычный кредит для закрытия кассовых разрывов подходит плохо. Необходимо собрать документы, дождаться решения банка — на все это требуется время, а деньги могут быть нужны уже завтра.

К тому же разрывы обычно не превышают нескольких дней или недель, а кредиты на такой срок, как правило, не выдают. Поэтому придется пользоваться деньгами банка дольше, чем необходимо, и переплачивать проценты.

В этой ситуации удобно использовать специальную форму кредитования: овердрафт. По смыслу он похож на кредитную карту для физических лиц.

Предприятие заранее заключает договор, согласно которому банк устанавливает лимит кредитования. Обычно размер лимита привязан к среднемесячному обороту по счету заемщика. Однако в большинстве случаев банк дает овердрафт компаниям, которые уже обслуживает некоторое время. Обычно этот срок не менее 3–6 месяцев. Так специалисты смогут следить за оборотами по счету и установить лимит средств, которые можно выдать.

Пока разрывов нет, предприятие не пользуется средствами банка и не платит проценты. Если возникает необходимость, заемщик может в течение одного дня получить от банка деньги в пределах лимита.

Когда поступят средства от покупателей, компания погасит долг по овердрафту. Затем операцию можно повторить. Таким образом, заемщик всегда может воспользоваться заемными средствами и заплатить проценты только за несколько дней по каждому разрыву.

Пример № 3

Руководству ООО «Альфа» не удалось договориться с контрагентами о переносе сроков оплаты. Но у компании заключен с банком договор о кредитовании в форме овердрафта с лимитом в 900 тыс. рублей. Поэтому ООО «Альфа» может воспользоваться средствами банка: 03.06 получить 400 тыс. рублей, а 04.06 — 100 тыс. рублей. Это будут два разных транша в рамках одного кредитного договора. Когда 05.06 поступит оплата от ООО «Гамма», организация погасит кредит, заплатив проценты всего за 2 дня.

Как быстро и эффективно устранить кассовый разрыв

Решение проблемы осуществляется в три этапа: выяснение причины, ее устранение, ликвидация последствий. Самая распространенная ошибка ИП и ООО — начинать сразу с последствий, без выявления причины.

Начнем с первого шага и разберемся, что входит в финансы компании. Все деньги бизнеса условно разделены на три сектора: основные фонды (ОФ), оборотные средства (ОС), прибыль. Первый сектор — это хозяйственный объект, оборудование, мебель, в общем, все, что нужно для организации бизнеса. Сюда нужно ежемесячно отчислять средства на амортизационные расходы. Оборотные финансы — конкретная сумма, которая нужна для текущей деятельности компании. Прибыль — чистый доход предприятия, который образуется в результате правильных операционных процессов.

Кассовый разрыв возникает в секторе с оборотными средствами. Чтобы эффективно устранить его, вы должны знать, как выявить причину по бух отчетности.

Проанализируйте направление денежных потоков. Возможно, вы забираете из бюджета больше денег, чем фактически зарабатываете, либо развиваете ОФ за счет оборотных средств, а не прибыли. Еще одной причиной может быть изначальное недостаточное обеспечение компании нужным объемом ОС. Как определить, какой именно объем нужен сейчас вашему бизнесу?

Для наглядного примера составим в Excel 2 таблицы для подсчета прямых и косвенных затрат.

Прямые затраты.

Практика показывает, что вероятность наступления рассматриваемых обстоятельств никак не зависит от масштабов и оборотов бизнеса. Нерасчетливое планирование вполне может привести к тому, что у многомиллионной компании с несколькими филиалами окажется недостаточно денег для закрытия самых простых и рутинных операций. Причина — в нарушении синхронности циклов поступления и расходования.

Кассовые разрывы в деятельности предприятия — это когда денежные средства приходят уже после того, как в них возникла явная необходимость. В качестве обусловливающих факторов обычно рассматривают:

• Сотрудничество с поставщиками по предварительной оплате. На ранних этапах становления немногие предприниматели способны позволить себе заключать договора отсрочки. В итоге каждая новая закупка выбирает имеющийся бюджет практически под ноль, тогда как текущие расходы по-прежнему требуют погашения.
• Взаимодействие с покупателями на принципах отложенного платежа. Подобный формат позволяет привлечь клиентов, заинтересованных более выгодными условиями сотрудничества, однако на деле оказывается весьма тяжелой нагрузкой для организации. Практика постоплаты характерна для всех крупных федеральных компаний, включая торговые сети, а также для государственных ведомств и учреждений, которые вправе закрывать задолженности раз в месяц или квартал, а иногда и раз в год — в конце календарного периода.
• Специфика или сезонность выбранного направления. Анализ кассовых разрывов показывает, что в бизнесе такое положение чаще всего возникает у компаний, не имеющих стабильного денежного потока. К их числу относятся участники госзакупок, монопольные поставщики у крупных заказчиков, а также организации, специализирующиеся на продукции сезонного характера. В отсутствие регулярных поступлений распределять средства на все нужды становится намного сложнее, что в конечном счете может стать причиной накопления долговых обязательств.

Самая критическая комбинация — совпадение всех трех ситуаций, когда нужно закупиться сырьем, дождаться перечисления денег от предыдущих покупателей, и уплатить налоговые сборы для сохранения доступа к банковским счетам. Это может пошатнуть позиции даже уверенных в себе компаний, поэтому важно внимательно и планомерно отслеживать факторы, сигнализирующие о подобных рисках.

Оксана Ткаченко, кандидат экономических наук, МВА, автор блога о бизнес-планировании:

«Как избежать кассового разрыва?
Шаг 1. Оцените реальное положение вашего бизнеса по ключевым показателям на сегодняшний день.
Шаг 2. «Просканируйте» всю свою документацию. Возможно, стоит пересмотреть некоторые договоренности? Наберитесь сил и будьте готовы на переговоры WIN-WIN. И на будущее лучше сразу предусматривайте возможность отсрочки.
Шаг 3. Попросите клиентов делать предоплату или аванс.
Шаг 4. Спланируйте поступления и расходы. В этом вам поможет платежный календарь на месяц с ежедневной фиксацией каждого шага.
Шаг 5. Вспомните о своих дебиторах и кредиторах.
Поспешите забрать свои деньги у должников и пустить их во благо предприятия. Изучите кредитные договора на предмет изменения банковских условий и найдите возможность перезаключить сделки. Учтите новые проценты в себестоимости.
Шаг 6. Изыщите дополнительные финансы.
И помните, что за это тоже придется чем-то платить потом. Бывает такое, что выгодней отдать свою компанию и не множить долги»

Артем Дуров, генеральный директор «Открытие Факторинг», ведущий Финтех Шоу на ТАСС:

«Рекомендую обратить внимание на 5 ключевых правил, позволяющих минимизировать риски возникновения кассовых разрывов:
1. Наладьте финансовое планирование, ведите платежный календарь.
2. Контролируйте промежуток времени с момента закупки товаров или материалов и поступления их на склад, и до момента получения денежных средств от покупателей. Чем меньше операционный цикл, тем чаще поставки и больше прибыли.
3. Следите за тем, как быстро вложенные в бизнес деньги превращаются в прибыль. Чем длиннее финансовый цикл, тем больше денег необходимо компании для организации бесперебойной работы.
4. Определите платежную политику. Идеально, если получится договориться на предоплату со стороны покупателей (взамен можно предложить скидку за раннюю оплату), а с поставщиками – на отсрочку платежа. Стремитесь к тому, чтобы период ваших обязательств перед поставщиками был длиннее срока отсрочки, который вы предоставляете покупателям.
5. Напоминайте дебиторам о необходимости погашения задолженности в срок – это хорошая превентивная мера для своевременного пополнения оборотных средств»

Грамотное ведение управленческого учета избавит бизнес от нехватки средств в кассе, покажет прибыльность бизнеса и отдельных направлений. Начните с планирования доходов и расходов. Используйте бесплатный шаблон БДДС от ПланФакта и прогнозируйте кассовые разрывы заранее.

Четыре основные причины появления кассовых разрывов

• Прибыль бизнеса «спрятана» в дебиторскую задолженность. Когда предприниматель часто даёт своим контрагентам или клиентам рассрочки и отсрочки по платежам, он рискует столкнуться с серьёзной дебиторкой. Деньги как будто заработаны, выручка есть, но по факту на счетах пусто, потому что клиент заплатит позже.
• Неверные решения при планировании бюджета. Когда предприниматель замечает, что дела у бизнеса идут неплохо, на счётах остаётся достаточно средств даже после уплаты по всем обязательствам, он решает инвестировать деньги в свой бизнес. Например, покупает дорогостоящую неоновую рекламную вывеску, оплачивает обучение сотрудников или заказывает у веб-дизайнеров сайт. Проходит месяц, и вот нужно не только оплачивать налоги, закупать сырьё и рассчитываться с контрагентами, но и платить за рекламу, обучающие курсы и гонорары дизайнерам. В итоге денег может не хватить.
• Для бизнеса наступил мёртвый сезон. В декабре пользуются спросом товары для праздников, в сентябре — канцелярия, в мае — угли для шашлыка. Это называется сезонность, и она тоже может стать причиной появления кассового разрыва. Когда нет выручки, а платить по обязательствам нужно каждый месяц, регулярные расходы могут стать достаточно серьёзным обременением для бизнеса.
• Закупки были спланированы неправильно. Предприниматель заказывает из Китая огромную партию спинеров. Он недостаточно изучил спрос целевой аудитории, и теперь на складе у него лежит товар, который не продаётся. Деньги, которые ИП планировал получить от реализации спинеров, «подвисли», средств в обороте нет.

Пять плюсов кассовых разрывов для бизнеса

Как ни странно, но кроме очевидных опасностей, ситуация периодической нехватки денег имеет для компании свои положительные стороны:

1. Предприниматель, который регулярно попадает в кассовый разрыв, быстрее переходит к управлению не на интуиции, а на цифрах и финансовых показателях.
2. На этапе переговоров с покупателями, заказчиками, поставщиками и подрядчиками особое внимание уделяет обсуждению сроков взаимных расчётов. Следит, чтобы на счетах или в кассе был нужный «зазор» между погашением дебиторской и кредиторской задолженности.
3. Управление любыми запасами (даже канцтоварами и расходными материалами) становится эффективнее. «Замораживать» деньги и покупать что-то «про запас» невыгодно — в случае необходимости расчётов с кредиторами быстро и по хорошей цене продать остатки вряд ли получится.
4. В компании появляются Платёжный календарь и Регламент платежей — документы, которые устанавливают правила и помогают управлять финансами: планируют приход и расход денег, определяют даты платежей. Если штат сотрудников растёт, то назначают инициаторов платежей, и тех, кто должен их одобрить, возлагают ответственность за незапланированные оплаты и предоплаты и так далее.
5. Ведётся постоянный поиск резервных источников финансирования, которые быстро придут на помощь в случае необходимости. Подробнее об этом читайте дальше.

Похожие записи:

• Выплаты за 4го ребенка в 2024 году: обновленные условия и размеры
• С чего начать развод если есть дети и имущество
• Увеличение вознаграждения приемным родителям в Башкирии в 2024 году